Podmínky zpracování osobních údajů (DPA)

Článek I. — Předmět smlouvy a parametry zpracování

1. Tyto Podmínky zpracování osobních údajů (DPA) upravují práva a povinnosti Správce a Zpracovatele při zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním služeb MODERNÍK.

2. Správce: Partner identifikovaný ve Smlouvě o partnerství MODERNÍK a ve Specifikaci objednaných služeb.

3. Zpracovatel: Jiří Hakl, IČO 24552488, sídlo Aubrechtové 3110/8, 106 00 Praha 10 – Záběhlice, e-mail info@modernik.cz. MODERNÍK není samostatnou právnickou osobou ani zpracovatelem.

4. Zpracovatel zpracovává osobní údaje výhradně jménem Správce, v rozsahu nezbytném pro poskytování sjednaných služeb a pouze podle doložených pokynů Správce, pokud právní předpis nestanoví jinak.

5. Tyto Podmínky tvoří nedílnou součást Smlouvy o partnerství MODERNÍK.

Parametry zpracování

6. Předmětem zpracování je zpracování osobních údajů zákazníků, potenciálních zákazníků, klientů a pracovníků, zaměstnanců a spolupracovníků Partnera prostřednictvím služeb MODERNÍK, zejména rezervačního systému, prostředí FLOW, Archivníku (evidence klientů / kartotéka), Materiálníku (je-li sjednán) a dalších funkcí sjednaných ve Specifikaci objednaných služeb.

7. Povaha zpracování spočívá zejména v uložení, uspořádání, zobrazení, přenosu, zálohování a výmazu údajů v informačních systémech Zpracovatele, které Správce používá k provozu své provozovny.

8. Účelem zpracování je poskytování sjednaných služeb MODERNÍK Správci, zejména správa rezervací, provoz webu a administrace, evidence klientů (včetně Archivníku), provoz FLOW, případně Materiálníku, automatizovaná komunikace související se službou a ochrana proti zneužití rezervačního systému.

9. Druhy osobních údajů vyplývají z článku III. Kategorie subjektů údajů jsou zejména zákazníci a potenciální zákazníci Partnera, klienti vedení v evidenci provozovny a pracovníci, zaměstnanci a spolupracovníci Partnera.

10. Doba zpracování trvá po dobu poskytování sjednaných služeb a dále po dobu stanovenou v článku VII, případně po dobu vyžadovanou právními předpisy. Naložení s údaji po skončení služeb stanoví článek XII.

Článek II. — Účel zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně za účelem poskytování služeb podle Smlouvy o partnerství a Specifikace objednaných služeb.

Služby MODERNÍK rozlišují zejména následující režimy zpracování:

A. Rezervační systém

Účelem zpracování je zejména:

vytvoření a správa rezervace,
ověření e-mailové adresy zákazníka u online rezervací,
potvrzení, změna nebo zrušení rezervace,
zpřístupnění kontaktních údajů oprávněným pracovníkům Partnera pro provozní komunikaci,
zasílání automatizovaných systémových oznámení,
zasílání QR plateb, pokud je tato služba využívána,
zasílání poděkování za návštěvu a žádosti o hodnocení nebo recenzi,
zabezpečení rezervačního systému,
ochrana proti zneužívání, včetně evidence případů NO-show.

Systém MODERNÍK neposkytuje automatické marketingové využití kontaktů získaných z rezervací. Partner jako Správce odpovídá za to, že jakékoli další použití kontaktů má odpovídající právní základ.

B. FLOW a Archivník – Evidence klientů provozovny

FLOW a Archivník umožňují Partnerovi vytvářet a vést dlouhodobou evidenci klientů provozovny (klientské karty). Samotná rezervace automaticky nevytváří dlouhodobou klientskou kartu.

Evidence klientů slouží zejména k:

vedení kontaktů a identifikačních údajů klienta,
vedení historie služeb, zápisů a poznámek,
evidenci objektů (například zvířat, vozidel nebo jiných předmětů evidence),
ukládání fotografií, dokumentů PDF a jiných příloh,
štítkům, vlastním polím a připomínkám,
správě vztahu mezi Partnerem a jeho klientem.

C. FLOW – provozovna a personál

FLOW dále slouží ke správě provozovny Partnera, včetně kalendářů, pracovní doby, oprávnění a identifikace pracovníků, zaměstnanců a spolupracovníků Partnera.

D. Materiálník

Je-li Materiálník sjednán ve Specifikaci, slouží zejména k evidenci materiálu a spotřeby. Zpracování může zahrnovat i údaje o tom, který pracovník Partnera provedl inventuru, spotřeboval materiál, vytvořil záznam nebo objednávku. Materiálník jako takový nevede kartotéku koncových zákazníků.

Článek III. — Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Zpracovatel může zpracovávat zejména následující osobní údaje:

Zákazníci a klienti

Rezervační systém

e-mailová adresa,
jméno nebo přezdívka / jiné identifikační označení, pokud je využíváno,
datum a čas rezervace,
objednaná služba,
identifikace pracovníka, k němuž je rezervace přiřazena,
poznámka zákazníka, pokud ji zadá,
IP adresa,
systémové identifikátory a auditní záznamy,
pseudonymizovaný hash e-mailu a provozní údaje o NO-show,
technické údaje nezbytné pro provoz systému.

Archivník / FLOW – Evidence klientů provozovny

V případě založení klientské karty mohou být dále zpracovávány zejména:

jméno a příjmení,
e-mail, telefon a případně adresa,
interní poznámky Partnera,
zápisy o poskytnutých službách a historie péče,
objekty evidence (např. zvíře, vozidlo, profil) včetně vlastních polí,
fotografie, PDF a jiné přílohy,
štítky, připomínky a další údaje zadané Partnerem pro poskytování služeb.

Partner jako Správce odpovídá za zákonnost všech údajů, které do služeb zadá, včetně případných údajů o zdraví fyzické osoby (například alergie člověka). U takových údajů musí splnit podmínky čl. 6 a čl. 9 GDPR. Systém technicky nevylučuje jejich vložení Partnerem. Údaje o zdravotním stavu zvířete nejsou zvláštní kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR; Partner i tak odpovídá za přiměřenost a zákonnost jejich zpracování.

Pracovníci, zaměstnanci a spolupracovníci Partnera

V souvislosti s provozem FLOW, rezervací, Archivníku, Materiálníku a administrace mohou být zpracovávány zejména:

jméno a příjmení,
přihlašovací e-mail nebo jiné uživatelské jméno,
pracovní zařazení a oprávnění (v rozsahu dostupném v systému),
pracovní doba, kalendář a absence,
záznamy o činnosti v systému,
technické a auditní údaje související s přístupem ke službám,
fotografie pracovníka, pokud je Partner zveřejní na webu.

Článek IV. — Povinnosti Zpracovatele

Zpracovatel se zavazuje zejména:

zpracovávat osobní údaje pouze podle pokynů Správce,
přijmout odpovídající technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů,
zajistit mlčenlivost všech osob, které přicházejí do styku s osobními údaji,
poskytovat Správci přiměřenou součinnost při plnění jeho povinností podle GDPR,
bez zbytečného odkladu oznámit Správci porušení zabezpečení osobních údajů,
poskytnout Správci informace potřebné k doložení souladu s touto smlouvou a čl. 28 GDPR a umožnit přiměřený audit nebo inspekci.

2. Oznámení o porušení zabezpečení podle písmene e) obsahuje, pokud jsou informace dostupné, alespoň:

povahu incidentu,
dotčené kategorie údajů a přibližný počet subjektů údajů,
pravděpodobné důsledky,
přijatá nebo navržená nápravná opatření.

Tím není dotčena případná povinnost Správce oznámit incident Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo subjektům údajů.

3. Audit nebo inspekce podle písmene f) se provádí po předchozím oznámení, v přiměřeném rozsahu a způsobem, který nenaruší bezpečnost služeb ani práva ostatních Partnerů. Správce nemá nárok na neomezený přístup k infrastruktuře, zdrojovým kódům ani údajům jiných Partnerů.

Článek V. — Povinnosti Správce

1. Partner jako Správce odpovídá za zákonnost zpracování osobních údajů, které předává Zpracovateli nebo které jeho pracovníci ukládají do služeb MODERNÍK.

2. Partner je povinen zajistit, že osobní údaje byly získány a jsou zpracovávány v souladu s GDPR a dalšími právními předpisy.

3. Partner odpovídá zejména za:

určení účelu zpracování,
informování subjektů údajů,
správnost předávaných a zapisovaných údajů,
poskytování pokynů Zpracovateli,
vyřizování práv subjektů údajů za součinnosti Zpracovatele,
zákonné použití kontaktních údajů zpřístupněných v rezervacích a evidenci klientů.

4. Partner odpovídá za obsah údajů zapisovaných do FLOW, Archivníku, Materiálníku a dalších sjednaných služeb svými oprávněnými pracovníky.

5. Partner zajistí, aby k údajům měli přístup pouze pracovníci, kterým byl v systému zřízen přístup (zejména přihlášení do FLOW nebo Archivníku) a kteří údaje potřebují pro výkon své činnosti. Systém rozlišuje zejména roli majitele a zaměstnance v rozsahu dostupných funkcí; nevyžaduje se existence jemného RBAC nad rámec těchto oprávnění.

6. Partner odpovídá za právní základ a informování subjektů údajů potřebné pro vedení Evidence klientů provozovny (Archivník / FLOW).

Článek VI. — Režimy zpracování osobních údajů

Rezervační systém

1. Rezervační systém slouží k vytvoření, potvrzení, správě a dokončení rezervace a k související provozní komunikaci.

2. U online rezervace může záznam existovat ve stavu čekání na potvrzení prostřednictvím ověřovacího odkazu zaslaného na e-mail zadaný zákazníkem. Rezervace vytvořená personálem Partnera (například telefonicky nebo ve FLOW) může být evidována jako potvrzená i bez e-mailového ověření.

3. Nepotvrzená online rezervace se nepovažuje za dokončenou rezervaci; záznam však může být do potvrzení, stornování nebo expirace v systému uložen.

4. Kontaktní údaje zákazníka (zejména e-mail a jméno nebo přezdívka) jsou uloženy v systémech Zpracovatele a po dobu potřebnou pro provoz rezervace zpřístupněny Partnerovi a jeho oprávněným pracovníkům v administraci rezervací a ve FLOW, zejména za účelem změny termínu, zrušení, komunikace se zákazníkem a poskytnutí služby.

5. E-mail a další kontaktní údaje z rezervace slouží zejména pro:

ověření a potvrzení online rezervace,
změnu nebo zrušení rezervace,
provozní komunikaci Partnera se zákazníkem,
systémová oznámení, připomínky, poděkování a žádost o recenzi,
zaslání QR platby, pokud je využívána,
ochranu proti NO-show podle článku VII.

6. Partner není oprávněn využívat údaje z rezervačního systému k automatickému marketingu ani k jiné komunikaci nesouvisející s poskytovanou službou, pokud k tomu nemá samostatný právní základ. MODERNÍK takové automatické marketingové využití nezajišťuje.

FLOW a Archivník – Evidence klientů provozovny

7. Evidence klientů provozovny (Archivník, dostupná také prostřednictvím FLOW) je samostatná dlouhodobá funkcionalita oddělená od krátkodobého režimu rezervací.

8. Klientskou kartu zakládá Partner nebo jeho oprávněný pracovník přímo — ručně, nebo přenesením údajů z existující rezervace. Potvrzení zákazníkem prostřednictvím e-mailového odkazu se nevyžaduje.

9. Samotná rezervace automaticky nevytváří dlouhodobou klientskou kartu.

10. Partner jako Správce odpovídá za právní základ evidence, informování zákazníků a obsah karty včetně příloh a vlastních polí.

11. Karta je přístupná pracovníkům Partnera s platným přístupem do FLOW nebo Archivníku v rozsahu funkcí dostupných jejich roli. Některé úkony (například úplné odstranění karty) může systém vyhradit majiteli provozovny.

12. Údaje v kartě náleží Partnerovi jako správci, není-li právními předpisy stanoveno jinak. Anonymizace rezervace podle článku VII klientskou kartu v Archivníku neodstraňuje ani neanonymizuje.

Fotografie, dokumenty a úložiště

13. Archivník může ukládat fotografie, PDF a jiné přílohy prostřednictvím infrastruktury subzpracovatele BunnyWay d.o.o. (Bunny.net). Partner jako Správce rozhoduje, které soubory uloží a zda je případně zveřejní, a odpovídá za právní důvod (právní základ) jejich pořízení, uložení a případného zveřejnění. Zpracovatel (Moderník / Jiří Hakl) odpovídá za odpovídající technická a organizační opatření k ochraně uložených souborů a za smluvní vztah se subzpracovatelem podle Přílohy č. 3.

14. Interní soubory Archivníku jsou Partnerovi a jeho oprávněným pracovníkům zpřístupňovány prostřednictvím autentizovaného rozhraní aplikace. Veřejné fotografie a média webů Partnera (galerie, logo a podobně) mohou být šířena přes CDN odděleně od interní evidence kartotéky.

Materiálník

15. Je-li Materiálník sjednán, probíhá zpracování v rozsahu potřebném pro evidenci materiálu a spotřeby, včetně údajů o pracovnících Partnera. Dostupnost a rozsah se řídí Specifikací.

Článek VII. — Uchování osobních údajů

1. Osobní údaje v rezervačním systému jsou uchovávány po dobu nezbytnou pro poskytování sjednaných služeb a podle níže uvedeného životního cyklu.

2. Po dobu existence aktivní (neanonymizované) rezervace jsou kontaktní údaje zákazníka zpřístupněny Partnerovi a oprávněným pracovníkům podle článku VI.

3. Po skončení rezervované služby a splnění provozních podmínek životního cyklu (zejména dosažení lhůty přibližně 24 hodin od konce termínu a u dokončených rezervací případné odeslání děkovného e-mailu, je-li tato funkce aktivní) Zpracovatel v rezervaci odstraní nebo nahradí e-mailovou adresu a poznámku zákazníka. Tím nejsou všechny osobní údaje z rezervace plně anonymizovány: v obsahu mohou zůstat zejména jméno nebo přezdívka, IP adresa, termín, služby, stav a systémové identifikátory.

4. Takto upravené (anonymizované nebo soft-smazané) rezervační záznamy podléhají dalšímu retenčnímu cyklu v řádu přibližně 12 měsíců, po němž dochází k jejich odstranění z provozní databáze, není-li další uchování vyžadováno právními předpisy. Krátkodobý režim rezervací je oddělen od dlouhodobé klientské evidence Archivníku podle odstavce 6.

5. V případě NO-show se e-mail v rezervaci zpracuje podle odstavce 3. Pro ochranu systému před opakovaným zneužíváním může Zpracovatel uchovávat pseudonymizovaný hash e-mailové adresy a související provozní údaje o NO-show po dobu nejvýše přibližně 12 měsíců. Hash není zpětně převoditelný na e-mail, ale při znalosti e-mailu umožňuje ověřit shodu. Účel je výhradně ochrana rezervačního systému (varování / blokace online rezervací v téže provozovně). Po uplynutí lhůty se záznam odstraňuje.

6. Údaje v Archivníku / evidenci klientů FLOW jsou dlouhodobou evidencí Správce. Uchovávají se po dobu odpovídající konkrétnímu účelu a právnímu základu Partnera, nejdéle však do zániku účelu, do výmazu na žádost Partnera nebo subjektu údajů, nebo do ukončení příslušné služby podle článku XII. Anonymizace rezervace tyto údaje nemaže.

7. Údaje o pracovnících a údaje v Materiálníku se uchovávají po dobu trvání oprávnění pracovníka, resp. po dobu potřebnou pro evidenci materiálu, nebo do výmazu na žádost Partnera, nestanoví-li právní předpis jinak.

8. Databázové zálohy provozní infrastruktury se standardně uchovávají po dobu 14 kalendářních dnů podle nastavené retenční politiky a následně se odstraňují. Po výmazu z provozní databáze mohou údaje v zálohách přetrvat po omezenou dobu do uplynutí této retenční lhůty.

9. Na žádost Partnera nebo subjektu údajů poskytne Zpracovatel bez zbytečného odkladu přiměřenou součinnost při výmazu, pokud další uchování nevyžadují právní předpisy. Existující nástroje Partnera zahrnují zejména:

odstranění zákaznické karty v Archivníku majitelem provozovny včetně objektů a souborů,
samostatný GDPR výmaz rezervačního zákazníka v administraci rezervací.

Tyto funkce nejsou jedním společným tlačítkem. Provozní, auditní nebo záložní údaje mohou podléhat samostatným retenčním pravidlům.

10. Anonymizované statistické údaje, z nichž nelze určit konkrétní fyzickou osobu, mohou být uchovávány v přiměřeném rozsahu souvisejícím s provozem služeb.

Článek VIII. — Subzpracovatelé a mezinárodní předávání

1. Správce souhlasí s tím, že Zpracovatel může při plnění této smlouvy využívat další zpracovatele (subzpracovatele), pokud je to nezbytné pro řádné poskytování sjednaných služeb.

2. Zpracovatel odpovídá za to, že každý subzpracovatel poskytuje dostatečné záruky pro zavedení vhodných technických a organizačních opatření podle požadavků GDPR.

3. Zpracovatel zajistí, aby na každého subzpracovatele byly smluvně přeneseny povinnosti v rozsahu odpovídajícím této smlouvě.

4. Aktuální seznam subzpracovatelů tvoří Přílohu č. 3 ke Smlouvě o partnerství a je zveřejněn na www.modernik.cz/subzpracovatele.html. Ke dni tohoto znění jsou pro zpracování osobních údajů Partnera zejména relevantní Hetzner Online GmbH (hosting, databáze, zálohy na téže infrastruktuře) a BunnyWay d.o.o. (úložiště a CDN médií včetně příloh Archivníku).

5. Poskytovatel e-mailové nebo SMTP služby určený Partnerem zpracovává transakční zprávy podle podmínek sjednaných Partnerem s tímto poskytovatelem. Takový poskytovatel není subzpracovatelem Jiřího Hakla, pokud jej Partner zvolil a smluvně využívá samostatně.

6. Zpracovatel Správce předem informuje o zamýšleném přidání nebo nahrazení subzpracovatele a poskytne mu přiměřenou možnost vznést odůvodněné námitky. Nevznese-li Správce v poskytnuté lhůtě odůvodněné námitky, považuje se změna za přijatou. Seznam subzpracovatelů Zpracovatel následně aktualizuje.

7. Pokud subzpracovatel zpracovává osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor nebo dochází k mezinárodnímu předávání osobních údajů, Zpracovatel zajistí, aby existoval odpovídající mechanismus podle GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí nebo jiný zákonný nástroj.

Článek IX. — Bezpečnost zpracování

1. Zpracovatel přijímá přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze, rozsahu, okolnostem a účelu zpracování osobních údajů.

2. Přístup k osobním údajům mají osoby, které jej potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností, a oprávnění pracovníci Partnera v rozsahu jejich přístupu ke službám.

3. Zpracovatel zajišťuje zejména:

řízení přístupových oprávnění a autentizaci uživatelů,
izolaci údajů jednotlivých Partnerů na aplikační úrovni,
ochranu přenosu dat,
zálohování dat (standardně 14 dnů, viz článek VII),
evidenci přístupů a auditních záznamů v přiměřeném rozsahu,
ochranu proti neoprávněnému přístupu.

4. Zpracovatel pravidelně vyhodnocuje přiměřenost přijatých bezpečnostních opatření a je oprávněn tato opatření průběžně aktualizovat podle vývoje technologií a bezpečnostních rizik.

5. Použití automatizovaných nástrojů nebo nástrojů využívajících umělou inteligenci při provozu, údržbě, podpoře nebo rozvoji služeb neopravňuje Zpracovatele předávat osobní údaje zákazníků nebo pracovníků Správce libovolným poskytovatelům AI služeb. Případní subzpracovatelé, kteří mohou přijít do styku s osobními údaji, se uvádějí v Příloze č. 3.

Článek X. — Práva subjektů údajů

1. Partner jako Správce vyřizuje žádosti svých zákazníků a dalších subjektů údajů. Zpracovatel poskytne Správci přiměřenou součinnost.

2. Jedná se zejména o žádosti týkající se přístupu, opravy, výmazu, omezení zpracování, přenositelnosti a námitky proti zpracování.

3. Pokud subjekt údajů uplatní své právo přímo vůči Zpracovateli, informuje o tom Zpracovatel bez zbytečného odkladu Správce, není-li právním předpisem stanoveno jinak.

4. Pro výmaz údajů konkrétního zákazníka Partner využívá dostupné funkce služeb (zejména odstranění karty v Archivníku a případně GDPR výmaz v administraci rezervací) a součinnost Zpracovatele podle článku VII. Zpracovatel poskytne součinnost v rozsahu přiměřeném povaze požadavku.

Článek XI. — Mlčenlivost

1. Zpracovatel zajistí, aby všechny osoby podílející se na zpracování osobních údajů byly vázány povinností mlčenlivosti.

2. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení pracovního nebo smluvního vztahu těchto osob.

3. Zpracovatel nesmí osobní údaje zpřístupnit třetím osobám, s výjimkou případů:

vyplývajících z právních předpisů,
nezbytných pro plnění této smlouvy (včetně zpřístupnění Partnerovi a jeho oprávněným pracovníkům),
uskutečněných prostřednictvím schválených subzpracovatelů.

Článek XII. — Doba trvání a naložení s údaji po skončení

1. Tyto Podmínky nabývají účinnosti současně se Smlouvou o partnerství, resp. dnem schválení a zpřístupnění tohoto znění jako součásti Smlouvy.

2. Po dobu trvání Smlouvy o partnerství je Zpracovatel oprávněn zpracovávat osobní údaje v rozsahu stanoveném těmito Podmínkami.

3. Po ukončení poskytování služeb Zpracovatel na žádost Partnera (Správce) a v souladu s právními předpisy osobní údaje Správci vrátí (předá), nebo je vymaže, a následně odstraní zbývající kopie, nestanoví-li právní předpis povinnost jejich dalšího uchování (zejména účetní a daňové povinnosti Zpracovatele ve vztahu k platbám Partnera). Předání a výmaz je proces zajišťovaný Zpracovatelem na žádost Partnera, nikoli automatický okamžitý výmaz všech dat.

4. Partner může již během spolupráce využívat existující nástroje výmazu (zejména odstranění karty v Archivníku a GDPR výmaz v administraci rezervací). Kompletní automatizovaný výmaz všech dat Partnera při ukončení spolupráce zatím není implementován jako jeden jednotný proces; tím nejsou dotčeny povinnosti Zpracovatele podle čl. 28 GDPR a těchto Podmínek. Zpracovatel poskytne součinnost bez zbytečného odkladu přiměřenými prostředky.

5. Po ukončení služby se provozní a bezpečnostní údaje vázané výhradně na daného Partnera (včetně NO-show dané provozovny) odstraňují, není-li další uchování nezbytné z právního důvodu. Údaje v zálohách podléhají článku VII odst. 8.

6. Anonymizované statistické údaje, z nichž nelze určit konkrétní fyzickou osobu, mohou být uchovány v rozsahu článku VII.

Článek XIII. — Závěrečná ustanovení

1. Tyto Podmínky představují smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

2. Tyto Podmínky tvoří nedílnou součást Smlouvy o partnerství MODERNÍK.

3. Práva a povinnosti výslovně neupravené těmito Podmínkami se řídí GDPR, příslušnými právními předpisy České republiky a Smlouvou o partnerství včetně Všeobecných obchodních podmínek.

4. Změny těchto Podmínek lze provádět písemně nebo jiným způsobem připouštěným Smlouvou o partnerství a Všeobecnými obchodními podmínkami.

5. Pokud se některé ustanovení těchto Podmínek stane neplatným nebo neúčinným, nemá tato skutečnost vliv na platnost ostatních ustanovení.

6. Správce a Zpracovatel se zavazují nahradit neplatné ustanovení ustanovením novým, které bude svým účelem a významem nejbližší původnímu ustanovení.

7. Toto znění je účinnou Přílohou č. 2 ke Smlouvě o partnerství MODERNÍK.